EXCEL: DIEZ FUNCIONES QUE LOS PROFESORES DEBERÍAMOS SABER

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BBC MUNDO publicó un artículo que consideramos importante conocer para nuestra tarea educativa. Sobre todo, en aquellos lugares donde la tecnología es usada con mayor frecuencia y familiaridad; pues la formación de los profesores, es un largo proceso de actualización permanente, y nunca consideramos “innecesario” cualquier conocimiento, aunque por ahora (algunos) no tengamos los recursos de última generación o espacios dónde ponerlos en práctica.

Los que ejercemos la docencia sabemos que somos el producto de nuestro pasado, pero no prisioneros de él (Rick Warren), porque en tiempos de cambios educativos, “quienes estén abiertos al aprendizaje se adueñarán del futuro, mientras que aquellos que creen saberlo todo estarán bien equipados para un mundo que ya no existe” (Eric Hoffer).

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La Universidad de Harvard nos dice en su web que ha seleccionado diez de las 500 funciones de EXCEL, “que son especialmente fáciles de aprender (aproximadamente 2 horas en total) y que pueden hacer una gran diferencia en la productividad. Estas diez se enumeran en orden decreciente de utilidad de nuestra lista de los 100 principales. Si, como muchos, no sabes qué aprender a continuación en Excel, deberías mirar esta matriz de 2 × 2, que es un factor en la utilidad y el tiempo necesarios para aprender una habilidad”. ¿Usted ya usa alguna de ellas? ¿Sus estudiantes la usan? 10 FUNCIONES DE EXCEL QUE TODOS DEBEN SABER.

Por razones únicamente educativas y de formación permanente, nos permitimos compartir las diez funciones Excel que la Universidad de Harvard propone que aprendamos todos y que demandará (aproximadamente) unas dos horas. Este aprendizaje podría marcar la diferencia, entre el profesor que es Usted hoy, y el que se incorporará mañana o la próxima semana o luego de las vacaciones, a su aula. El aprendizaje de estas diez funciones de Excel, nos exigirá, (a unos más que a otros), un poco de fuerza de voluntad y mucho entusiasmo por descubrir la importancia del mundo Excel.

[socialpug_tweet tweet=”Además, mejorará nuestro desempeño docente, nos ayudará mucho para no distanciarnos de los recursos que manejan (con tanta facilidad) algunos de nuestros…” display_tweet=”Además, mejorará nuestro desempeño docente, nos ayudará mucho para no distanciarnos de los recursos que manejan (con tanta facilidad) algunos de nuestros estudiantes, y nos preparará para las exigencias educativas del mundo que se viene.”]

¡Ánimo y buen trabajo!

1. PEGADO ESPECIAL (10 minutos de aprendizaje)

Excel permite copiar toda la información de una selección de celdas y pegar los datos en otras celdas especificadas, pero puedes utilizar una opción llamada “pegado especial” para pegar la información de otra manera. El pegado especial sirve para que puedas elegir qué elementos copias y cuáles no. De esa manera evitas copiar formatos o fórmulas indeseadas.

¿CÓMO EJECUTARLO?: cuando copies lo que hay en tu celda (Ctr+C) pulsa Ctrl+Alt+V para hacer un pegado especial y selecciona lo que quieres copiar. Alt+E+S+V es el comando para pegar esos elementos. También puedes usar el menú desplegable y elegir la opción en el cuadro de diálogo”.

2. INSERTAR VARIAS FILAS (2 minutos)

“A veces, necesitas añadir varias filas de vez a una tabla, y hacerlo una por una no siempre es lo más práctico. Esta función agiliza la tarea.

¿CÓMO EJECUTARLO?: usando un atajo del teclado (Ctrl, shift, +) selecciona el número de filas que quieres agregar y haz clic en el botón derecho para insertadas. También puedes usar el comando “Insertar filas de hoja”, siempre y cuando selecciones antes las filas que vas a añadir”.

3. RELLENO RÁPIDO (30 minutos)

“Se trata de un sistema que le permite a Excel aprender ciertas cosas del trabajo que haces e identificar patrones para completar algunas celdas, rellenándolas automáticamente. Por ejemplo, sugiere un nombre completo si pones nombres y apellidos en dos columnas diferentes, o permite separarlos si los pones juntos.

¿CÓMO EJECUTARLO?: debes pulsar Ctrl + E, o ir a la pestaña de “Datos” y activar “Relleno Rápido”. Si no te aparece esa opción, prueba en “Avanzado” y “Relleno Rápido Automático”, dice Microsoft Office en su página de ayuda”.

4. ÍNDICE Y COINCIDIR (45 minutos)

“Se usan ampliamente en Excel para realizar búsquedas complejas. Por separado no son demasiado interesantes, pero cuando las combinas se aprecia su poder, dicen los especialistas de Harvard.Ambas permiten extraer datos y valores concretos que necesitas de grandes hojas de cálculo, de manera que “una tarea tediosa y rutinaria resulte rápida y sencilla”, explican desde la universidad. Este método requiere un poco más de tiempo (y paciencia) para aprenderlo, pero te permitirá ser mucho más veloz a la hora de buscar ciertos datos.

¿CÓMO EJECUTARLO?: “Índice” tiene dos sintaxis: matricial y de referencia. La primera (matriz; núm_fila; [núm_columna]) sirve para hacer búsquedas. “Coincidir” (valor buscado, matriz de búsqueda; [tipo de coincidencia]) se utiliza para encontrar la posición de un valor en una lista”.

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6. SUMA RÁPIDA (2 minutos)

“Es una de las primeras funciones que se aprenden en Excel: cómo sumar una fila o columna. Pero, ¿sabías que puedes seleccionar la celda al final de una fila o columna en apenas unos segundos?

¿CÓMO EJECUTARLO?: Selecciona la celda y haz clic en Ctrl + Shift + = para activar la función. Equivale a “Autosuma”.

6. CTRL Z / CTRL Y (1 minuto)

“Probablemente ya sepas que el Ctrl + Z se usa para revertir errores. Pues bien, existe otra opción para recuperar lo que borraste: el comando Ctrl + Y. Es como un pase gratuito que te salva de cualquier problema.

¿CÓMO EJECUTARLO?: muy fácil: pulsa Ctrl + Y para revertir cualquier “error” que eliminaste con Ctrl + Z”.

7. ELIMINAR DUPLICADOS (10 minutos)

“Esta fórmula es sencilla y rápida de usar. Obviamente, sirve para lo que uno esperaría: eliminar valores que se repitan en cualquier conjunto de datos en Excel. Se recomienda colocar en otra hoja lo que se desea borrar. El sistema deja por defecto el primer valor que aparece en la tabla.

¿CÓMO EJECUTARLO?:seleccionar la tabla, ve a la pestaña “Datos” de Excel y haz clic en “Quitar Duplicados”. El programa te preguntará a qué columna le aplicarás ese cambio”.

8. CONGELAR PANELES (15 minutos)

“Inmovilizar filas y columnas puede servir para contrastar datos que tienes lejos de otros en la hoja de cálculo. Al hacerlo, los verás en la pantalla cuando navegues por ella.

¿CÓMO EJECUTARLO?:elige la parte de la hoja de cálculo que quieres congelar y haz clic en el menú “vista” o “visualización”. Después selecciona “inmovilizar fila superior” e “inmovilizar columna”, haciendo clic en lo que quieras congelar”.

9. F4 (10 minutos)

“F4 tiene dos funciones específicas en Excel: crear una referencia absoluta y repetir tu acción o comando más reciente.

¿CÓMO EJECUTARLO?: sencillamente, pulsa F4 cuando quieras hacer una de esas dos cosas. La mayoría de las veces repetirá la última acción. Si presionas la tecla mientras tienes resaltada una celda con una fórmula, te dará opciones de posibles referencias”.

10. 10 CTRL + FLECHAS (5 minutos)

“Esta opción es especialmente práctica para grandes bases de datos, pues permite acceder a la última cifra en cuestión de segundos, sin pasear por toda la tabla de forma manual.

¿CÓMO EJECUTARLO?: ejecuta el comando con Ctrl + Abajo para llegar al final de documento, o desplázate por él con las flechas. También te servirá para seleccionar datos en segundos y maximizar tu productividad”.

Esta información ha sido (casi toda) extraída y remarcada, por motivos únicamente educativos, del artículo de BBC, que recomendamos leer: 10 FUNCIONES DE EXCEL “QUE TODOS DEBERÍAMOS APRENDER”, SEGÚN LA UNIVERSIDAD DE HARVARD.

[socialpug_tweet tweet=”No olvidemos, que sabemos por experiencia, que en cualquier cosa que deseemos aprender, es mucho más difícil si lo único que hacemos es “ponernos a estudiar”.” display_tweet=”No olvidemos, que sabemos por experiencia, que en cualquier cosa que deseemos aprender, es mucho más difícil si lo único que hacemos es “ponernos a estudiar”.”]

Raimundo Ycaza, con su experiencia, afirma que “el truco para aprender a usar Excel o cualquier otra herramienta es: Practicar. Recomienda plantearse un objetivo, algo que lograr con la herramienta, pensar en algo que le gustaría mejorar. No importa lo simple que sea, con cada pequeño triunfo se gana confianza. Solo es necesario recordar que debe cubrir una necesidad real para que funcione. ¿CÓMO PUEDO APRENDER EXCEL?

Permítannos recomendarles, para motivarse a practicar el uso de Excel, y la importancia que tienen en el desempeño docente de este siglo, leer nuestra publicación anterior: EL LIBRO “VIAJE A LA ESCUELA DEL SIGLO XXI” (Descarga Gratuita), PARA PROYECTAR NUEVAS MANERAS DE EDUCAR.

“El espíritu humano debe prevalecer sobre la tecnología” (Albert Einstein)

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