Nuevas herramientas para trabajar en remoto

Con el tiempo, la tecnología ha ido evolucionando. Como resultado de esta evolución, el trabajo remoto (o teletrabajo) no sólo es posible sino, que en muchos casos, es incluso preferible y a veces hasta indispensable. Los empleados que trabajan bajo esta modalidad saben que uno de los factores determinantes del éxito es tener y saber utilizar las herramientas adecuadas (y no, la cafetera no cuenta muchachos).

El aumento en el uso de dispositivos móviles, el número de personas que trabajan de manera remota y los proyectos basados en tecnología, han tenido como consecuencia el crecimiento en el número de herramientas y aplicaciones destinadas a apoyar el trabajo remoto. Decidir utilizar las herramientas adecuadas para los equipos de trabajo remoto es un desafío para las empresas. Hoy en día, existen cientos de softwares disponibles para el trabajo remoto, pero sería imposible explorarlos uno a uno mientras te instalas en tu nueva oficina en casa.

Para los equipos remotos experimentados y para aquellos que recién empiezan, la clave del éxito está en tener a la mano las siguientes herramientas que pueden facilitar su labor de teletrabajo:

• software confiable para video conferencias
• Una app para chat
• Una app para video
• Herramientas para colaborar en la nube y para ordenar tus documentos
• Un software para gestión de proyectos

Herramientas para comunicación:

• Slack. En Thinking es nuestra principal herramienta de comunicación interna. La utilizamos con diferentes canales, divididos por temáticas cada uno de ellos: clientes, proyectos, etc. También nos permite el uso de grupos privados y el uso de emojis que, por ejemplo, nosotros utilizamos para tomar decisiones rápidamente. Aquí nuestra recomendación es no subir imágenes ni Gifs, para evitar que sature el alcance de los historiales.
• Zoom. ¿Y si necesitamos vernos? Esta es la herramienta perfecta. Con Zoom podemos trabajar de forma distribuida hasta 100 personas a la vez, gratuitamente, e incluso llegar a las 1000, según el plan contratado. Tenemos también la posibilidad de crear diferentes salas y subsalas virtuales para trabajar en equipo o en plenario. Es muy útil para reuniones grandes o incluso formaciones en remoto.
• Meet. Por la facilidad de uso, esta es la aplicación de Google con la que hacemos videoconferencias en Thinking. Hangouts Meet está integrado con Google Calendar, y puedes conectarte a las reuniones directamente desde allí o desde una invitación al email. Recomendamos esta herramienta para sesiones más informales o de pocas personas (hasta 10 personas aproximadamente).

Herramientas para trabajo colaborativo:

• Miro. ¡Uno de los grandes descubrimientos para nosotros este año! Nos permite trabajar en un gran lienzo con Post-Its virtuales, mapas mentales, imágenes, etc.,  y mover la información en tiempo real con diferentes usuarios conectados a la vez. Muy útil para formaciones en remoto y para sesiones de ideación, Design Thinking, Inceptions, o simplemente para volcar un Excel de una manera más visual (¡y de forma automática!)
• Mural. Una herramienta para las reuniones colaborativas. Permite que en remoto se pueda interactuar alrededor de un tablero digital. Perfecto para sesiones de ideación y brainstorming.
• Aww. Es una pizarra digital con la que dibujar, hacer bocetos y escribir. Tiene la opción de poder invitar a otra persona a través de un link, por lo que nos permite trabajar simultáneamente -aunque estemos en remoto- sobre la misma pizarra. Por supuesto, nos da la opción de compartir y descargar el resultado final.
• Witeboard. Microsoft Whiteboard es una pizarra digital para la colaboración entre equipos, tanto en persona como en remoto, de manera simultánea, y a través de diferentes dispositivos. Las personas pueden dibujar, escribir, poner post-its digitales o fotografías, y moverlas a su antojo. Es bastante sencilla de utilizar, y aunque requiere un pequeño periodo de aprendizaje de cómo explotar la herramienta al máximo, después merece la pena.
• Stormboard. Es una herramienta que aglutina las posibilidades de Miro o Mural, pero que integra también una pizarra como la de Microsoft Whiteboard. Cuenta con plantillas y con posibilidad de compartir videos, archivos excel, documentos word, pdf, etc. Tiene, además una parte de chat, otra de tareas y un apartado para ver la actividad. Es una herramienta algo más compleja de utilizar, pero mucho más completa.

Herramientas para organizar el trabajo:

• Trello. Junto con Slack, es otro de nuestro pilares para la gestión de Thinking como organización. Basado en el Método Kanban, se compone de diferentes grupos y tableros virtuales que se pueden administrar y utilizar de forma colaborativa para crear flujos de servicios, listados de tareas, checklist… Además, tiene integración con Drive, Slack, Jira y muchísimas otras herramientas de gestión del trabajo.
• Kanbanize. Muy similar en uso a Trello. Creada por una empresa lean y con la intención de gestionar el trabajo de manera eficiente. Una de sus características más interesantes es la gran cantidad de automatizaciones que permite crear para gestionar los flujos de forma bastante intuitiva, aunque como desventaja no nos permite trabajar sin conexión.
• Asana. Una completa herramienta que integra comunicación, tableros, calendario, planificador, repositorio, etc. con un montón de posibilidades para equipos y para la gestión de diferentes proyectos en un mismo espacio virtual.
• Teams. Al igual que Asana, Teams es la versión corporativa de Microsoft que también integra gran parte de las herramientas en una, permitiéndonos tener todo en un mismo lugar.

Repositorios de documentos:

• Drive. En TWY dimos de alta un plan business con GSuite, por lo que las prestaciones, la capacidad de almacenamiento y las oportunidades para compartirlo dentro del equipo (y crear carpetas compartidas con invitados), nos permiten almacenar con orden todo el trabajo que desarrollamos. Entregables, propuestas, documentos, posts…
  • GooglePhotos. Para los vídeos y fotografías optamos por utilizar esta aplicación dentro de GSuite. Nos aporta mucha capacidad de almacenamiento, y nos permite compartir fácilmente cada carpeta de contenido audiovisual.
• OneDrive. Una opción más para centralizar documentos, específica de Microsoft. ¡Para los equipos que trabajan con Teams es perfecto! (Está integrado)
• Dropbox. Otro repositorio conocido para almacenar documentos. No es el que más utilizamos porque desde GSuite tenemos toda la funcionalidad que necesitamos en el equipo, pero es útil para centralizar y ordenar contenido compartido y abierto sin necesidad de ser usuario de Google o de Microsoft.

Entornos de trabajo

• Office365. El entorno colaborativo de Microsoft proporciona un espacio para la creación deminisites, grupos de trabajo, almacenaje en la nube, chat o edición online de documentos, entre otras herramientas útiles para trabajar de forma colaborativa.
• Zoho. Grupo de aplicaciones web que permiten crear, compartir y almacenar archivos en línea. También incluye chat, videoconferencias, mail, calendario y herramientas de ofimática en línea.
• Google Apps for Education. Entorno colaborativo enfocado especialmente al ámbito de la educación, en el que se incluyen diversas herramientas de Google que permiten trabajar en línea: Gmail, Google Drive, Google Calendar, Docs o  Sites.
• Edmodo. Plataforma educativa que permite compartir documentos e información y comunicarse en un entorno privado, a modo de red social.

Recursos para comunicarse, debatir y colaborar

• Blogger. Herramienta de creación de blogs de Google, sencilla y eficaz, para todo tipo de usuarios.
• WordPress. Una de las herramientas de creación de blogs más completas, ya que permite personalizar y adaptar la bitácora a las necesidades de cada usuario.
• Tumblr. Plataforma de microblogging centrada sobre todo en la imagen, aunque permite también incluir textos, videos, enlaces o audios.
• Wikia. Sitio web que permite al usuario crear de forma sencilla su propio wiki en el que incorporar contenido de forma individual y colaborativa.
• Wikispaces. Espacio para creación y alojamiento de Wikis. Cuenta con una herramienta,Wikispaces Classroom, especialmente desarrollada para el ámbito escolar que incluye un newsfeedy la posibilidad de organizar grupos o clases y monitorizar el trabajo de cada alumno. Es de pago pero permite prueba gratuita.
• Remind. Aplicación de mensajería segura donde los números quedan ocultos. Además, permite enviar adjuntos y clips de voz, y establecer una agenda de tareas con recordatorios.
• Google Hangouts. Aplicación con la que se puede establecer un grupo de chat o videochat (hasta 10 personas) que permite enviar lecciones online a los alumnos o crear una clase o grupo virtual de intercambio de opiniones.
• Marqueed. Herramienta online con la que los usuarios pueden realizar marcas y comentarios sobre una imagen para poner en común sus ideas e intercambiar opiniones de forma visual. Permite crear grupos y proyectos.
• Voxopop. Sistema de foros con voz. Los usuarios incluidos en determinado grupo de trabajo pueden opinar respecto al tema propuesto mediante audios que van apareciendo como respuestas.
• Padlet. Herramienta para crear murales virtuales de forma colaborativa, en los que se pueden incluir elementos multimedia, vínculos y documentos.
• Stormboard. Herramienta online para hacer lluvias de ideas 2.0 e intercambiar opiniones sobre un tablero virtual. La versión gratuita permite trabajar con grupos de hasta cinco usuarios.
• Mindmeister. Aplicación para elaborar mapas mentales en línea y de forma colaborativa, útiles hacer lluvias de ideas o estructurar los ejes del trabajo. Permite insertar multimedia, gestionar y asignar tareas y convertirlos en una presentación o en un documento imprimible.
• Symbaloo. Tablero virtual para compartir enlaces o recursos web interesantes, perfecto para recopilar fuentes o documentación.

Herramientas para compartir archivos

• Dropbox. El servicio de almacenamiento en línea más utilizado, para guardar todo tipo de archivos. Ofrece la posibilidad de crear carpetas compartidas con otros usuarios y conectarse desde distintos dispositivos mediante apps.
• Google Drive. Almacenamiento en la nube de 15 Gb, para guardar y compartir todo tipo de documentos y carpetas. Disponible como aplicación para móviles y tabletas. Además, permite editar directamente los documentos en línea con Google Docs.
• WeTransfer. Una forma sencilla de enviar documentos, especialmente de gran tamaño (hasta 2 Gb), a cualquier usuario a través de un enlace por email. Los archivos no se almacenan, solo se conservan durante unos días y después se borran.
• Jumpshare. Espacio online para subir archivos en alta calidad sin que se pierda información y compartirlos con quien se quiera.

Recursos para organizar el trabajo

• Google Calendar.  El calendario online de Google permite establecer tareas y fechas, citas, alarmas y recordatorios y, además, puede compartirse entre varios usuarios que añaden eventos comunes.
• Hightrack. Gestor de tareas online y descargable para organizar el trabajo, gestionar una agenda de tareas personal y establecer plazos de entrega o cumplimiento.
• WorkFlowy. Herramienta en línea con la que se puede establecer un flujo de trabajo colaborativo con tareas jerarquizadas de forma muy visual. Los usuarios o invitados a la lista pueden aportar y modificar el flujo según se cumplan objetivos.
• Symphonical. Calendario virtual a modo de pizarra en el que se pueden añadir y gestionar tareas a través de notas adhesivas multimedia. Permite la edición colaborativa entre un grupo establecido y enlaza directamente con Google Hangouts para chatear o hacer videoconferencias.

Otras herramientas:

• Doodle. Esta aplicación es muy útil para ponernos de acuerdo con fechas. Ahí proponemos todas las opciones. Por ejemplo para acordar un fin de semana de casa rural. La opción más votada se propone como definitiva en nuestra organización.
• Loomio. Se trata de una herramienta de software libre, diseñada para tomar decisiones de forma colectiva sin necesidad de estar reunidos o de esperar con largas cadenas de emails. Inspiradora por su enfoque colaborativo y sociocrático.
• Kahoot. Es una herramienta estrella para hacer los aprendizajes y presentaciones divertidos. Además, tiene funcionalidades para preparar formaciones y gamificación de eventos.
• Mentimeter. ¡Funciona genial en eventos! Sirve para hacer interactivas las presentaciones y eventos. Solemos utilizar esta herramienta. Nos permite preparar presentaciones y lanzar preguntas al auditorio y, que a su vez, podamos ver sus respuestas en tiempo real con gráficas, nubes de palabras, ranking de opciones…etc.

¿Conoces estas herramientas? ¿Hay alguna otra que utilices y quieras recomendarnos? ¿Has utilizado las TIC para aplicar el aprendizaje colaborativo en tu aula? Cuéntanos tu experiencia y comparte en redes sociales estos recursos.