Cómo hacer clases virtuales o reuniones exitosas y productivas

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El trabajo remoto llegó para quedarse, todos hemos experimentado en los últimos meses reuniones virtuales buenas, malas, excelentes y terribles. El nivel de satisfacción en estos intercambios digitales dentro de la nueva normalidad depende de muchos factores que van desde lo técnico hasta lo incontrolable.
Como persona de negocios, seguramente has tenido y tendrás que seguir siendo host de diversas reuniones con tus equipos, socios y clientes. Puede ser que lo hagas bien, o puede ser que lo hagas mal y te siga costando trabajo conectar o entablar una sesión dinámica.

En cualquiera de los casos te queremos ayudar, por ello, desde nuestra experiencia brindando cientos de clases, cursos, eventos y juntas ejecutivas; les brindamos algunos tips para mejorar la calidad de sus reuniones virtuales.

1. MENSAJES CLAROS

¿Cuántas veces has asistido en los últimos meses -o incluso quizás antes de eso-, a reuniones sin sentido que claramente podrían haber sido un correo electrónico? Evita cometer este error tan común, ya que es una de las razones más frecuentes por las que las personas no se involucran.

Para evitarlo, debes comenzar el trabajo mucho antes de la reunión:

  • Establece la prioridad e importancia del mensaje que quieres comunicar y con objetividad identifica si es algo que requiere una reunión virtual o puede ser fácilmente comunicado y digerido por otro medio.
  • Si has determinado que es necesario llevar a cabo la reunión virtual, establece con claridad el propósito de la misma. Traza una breve agenda y ve preparado con los puntos clave que deben ser tratados, esto ayudará a que te enfoques, haya interacción y el tiempo se ocupe de forma eficiente.
  • Determina con antelación el tiempo de duración de la reunión, evita que sean sesiones que duren más de 50 minutos, de lo contrario el foco y participación de los involucrados se puede ver fácilmente comprometido.
  • Evita divagar durante la reunión. Sé asertivo, breve, puntual, descriptivo y sobre todo claro, evita repetir una idea o concepto varias veces y/o girar entorno al mismo tema por más de cinco minutos. Si algún asistente a la reunión tiene dudas o no comprendió algún mensaje, es mejor tratarlo aparte en una sesión privada para evitar robar tiempo al resto de los participantes.
2. TOQUE PERSONAL

Busca la forma para que los inicios de tus virtual meetings tengan tu sello personal, te aseguramos todos lo van a recordar, además ayuda a romper el hielo. Evita entrar de lleno a la reunión aun cuando haya prisa, dedícale al menos unos minutos a esta actividad de integración. Puedes comenzar con una rápida encuesta de 30 segundos por participante (cuando son pocos involucrados), muchos de los servicios para reuniones virtuales cuentan con estas herramientas interactivas.

Si puedes, usa el humor, se divertido, en estos momentos de crisis y tensión todos lo necesitamos y se aprecia; eso sí, sé respetuoso y consciente, el regulador más fácil para comunicar algo es: si te genera duda de si es correcto o no, evítalo pues muy probablemente no sea correcto o pueda generar el efecto contrario al que buscas. Y no olvides participar en la encuesta, el que seas host de la llamada, ejecutivo o CEO de una empresa, no te exenta de participar, de hecho, te acerca y conecta más con los invitados a la reunión.

La atención y los buenos modales siempre son apreciados, no olvides siempre iniciar con un saludo cordial, general en caso de reuniones muy concurridas, o incluso un poco más personalizadas cuando sean reuniones con pocos miembros. De igual forma, siempre despídete y si puedes hazlo con una nota positiva o un mensaje de optimismo, sin caer en lo cheesy.

3. LA POSICIÓN DE LA CÁMARA

Un detalle tan sencillo puede ser la clave para una reunión exitosa. Posiciona la cámara de tu computadora o dispositivo a la altura de tus ojos, recordando ver todo el tiempo a la cámara y no a la pantalla, esto ayuda a generar mayor conexión con los asistentes y evita la sensación de no estar prestando atención. Y sí, siempre trata de activar tu cámara, ahora más que nunca la gente quiere conectar con los demás.

4. ANTICIPACIÓN

Si eres el host de la reunión, trata siempre de abrir la misma al menos 15 minutos antes de la hora marcada para el inicio de la sesión. De igual forma si eres solo un invitado, trata siempre de entrar como mínimo cinco minutos antes para corroborar que tu video, sonido y conexión a Internet funcionan correctamente. Esto además permite que las personas comiencen a interactuar y romper el hielo como ocurre en las reuniones presenciales.

5. TEN UN MODERADOR

No importa el número de personas que asistan a la reunión virtual, es muy importante que siempre exista un moderador, esto dotará a la sesión de orden y estructura, evitando que todos hablen al mismo tiempo y se traten varios temas a la vez, sin haber acabado de tratar el primero. Como host de la reunión puedes asumir tú mismo este rol, o puedes nombrar a alguien más para que lo haga. Esta persona tendrá el control para dirigir el flujo de la reunión, mutear o desmutear a los participantes como lo crea conveniente.

6. SÉ CREATIVO

Aun cuando se trate de una simple reunión de status, sé creativo, trata de utilizar esporádicamente elementos dinámicos e interactivos que ayuden a hacer la sesión mucho más digerible y que motive la participación para romper la monotonía del home office.

7. NO TENGAS MIEDO AL RESCHEDULE

Si más de una persona presenta problemas técnicos lo mejor es reprogramar la reunión para otro momento. Uno de los mayores factores de frustración en la nueva normalidad digital es estar en una reunión en la que el audio no se escucha correctamente, se corta, la imagen se pierde o se congela. Esto genera estrés innecesario y puede hacer que la gente pierda la paciencia estropeando el ritmo de trabajo del resto de su jornada.

Este contenido ha sido publicado originalmente por ISDI en la siguiente dirección: isdi.education

Tips para reuniones virtuales exitosas

A continuación, algunos de los mejores tips para reuniones virtuales que hemos recopilado para el sector legal:

1. Programa las reuniones virtuales con antelación

Los objetivos de las reuniones virtuales suelen ser muy variados, estos pueden ser estratégicos o tácticos. Sin embargo, hay una meta en común que comparten absolutamente todas las videoconferencias: poder coordinar e informar a un grupo de personas alrededor de un tema específico.

Por ello, el corazón de estas dinámicas por internet son sus participantes. De aquí que sea de vital importancia que programes las reuniones virtuales con un margen de tiempo que les permita a los abogados acomodar su agenda personal. Esto con la finalidad de que todos los interesados puedan estar presentes en la reunión online.

Si quieres conocer más sobre los tipos de reuniones virtuales que puedes realizar en una firma, visita nuestro artículo ¿Cómo gestionar una firma de abogados durante la cuarentena?

Luego de agendar las reuniones virtuales, es importante que les solicites a los miembros de tu equipo que confirmen su asistencia a dicha video reunión, incluso cuando antes de agendarla ellos hayan manifestado su disponibilidad. De esta manera, te aseguras que contarás con la participación de las personas claves.

2. Modera las reuniones virtuales con base en una minuta

Las reuniones virtuales deben ser puntuales, concisas y muy productivas. Para lograrlo, es necesario preparar y compartir una minuta sobre los distintos puntos que se van a debatir en la videoconferencia, sobre los roles de cada uno de los participantes y sobre los objetivos que se esperan alcanzar con la reunión.

De esta manera, todos los participantes de la reunión por internet van a tener una idea muy clara del tema a abordar, lo que les permitirá preparar sus respectivos materiales de trabajo y enfocarse así solo en los aspectos relacionados con los objetivos a alcanzar.

Si durante el debate surgen temas interesantes que no estaban contemplados en la minuta, puedes tomar nota de ellos para abordarlos en otra reunión enfocada únicamente en ellos.

3. Asigna turnos para que todos participen en la reunión virtual

Con base en la minuta previa y según cómo se vaya desarrollando el debate, otro de los tips para reuniones virtuales eficientes es ir asignando turnos de participación a cada uno de los abogados presentes. De esta manera, fomentas una cultura de participación, respetas el derecho de palabra y mantienes organizado todo el desenlace de la actividad.

Y para hacer que la reunión digital sea aún más productiva, participativa y organizada, puedes destinar un pequeño periodo de tiempo al final de la actividad para un segmento de preguntas y respuestas. En este, de igual modo, debes asignar turnos para preguntar y/o responder.

4. Pregunta a tu equipo por ideas para reuniones virtuales más eficientes

Como organizador o moderador de las reuniones virtuales entre socios, abogados y clientes de la firma, de seguro ya te has creado una idea de cómo planificar videoconferencias que sean eficientes, ágiles, productivas y agradables. Sin embargo, también te será de mucha ayuda si, al finalizar una reunión, les pides el feedback a los participantes.

Ya sean letrados o clientes de la firma, ellos pueden tener muy buenas ideas para reuniones virtuales, aportándote así una perspectiva que, quizás, antes no habías pensado para mejorar las videoconferencias.

Reglas para reuniones virtuales 

Si en la firma de abogados se planea mantener la modalidad de teletrabajo por largo tiempo, entonces debes establecer una serie de reglas para reuniones virtuales. Estas garantizarán que la comunicación y las dinámicas en las videoconferencias siempre se mantengan alineadas bajo buenas prácticas, con la que cada uno de los participantes se compromete a cumplirlas.

Te recomendamos las siguientes reglas para reuniones virtuales en una firma de abogados:

  • Cada abogado debe buscar en su casa un sitio cómodo y tranquilo para sus reuniones online. Al estar todos los profesionales interconectados entre sí, cualquier elemento que altere la comodidad o tranquilidad de un usuario también afectará al resto. Por es conveniente, incluso, que los participantes hablen previamente con sus respectivos familiares, para que no interrumpan el lugar desde donde intervienen en la reunión.
  • En una reunión virtual empresarial se suele abordar información confidencial de la organización, más aún cuando se trata de una firma de abogados, quienes probablemente tendrán que discutir sobre los casos de sus clientes. Teniendo esto en cuenta, se deben implementar reglas para reuniones virtuales enfocadas en mantener la privacidad y la protección de la información a debatir. Si quieres profundizar en este punto, visita nuestro artículo 6 consejos para la seguridad de la información jurídica en el teletrabajo.
  • Para llevar a cabo una videoconferencia, es necesario utilizar un programa online especializado en este tipo de actividades, el cual, en la mayoría de los casos, hay que descargarlo en el dispositivo de uso (PC, laptop, tablet o smartphone). Como regla de seguridad para reuniones virtuales, debes pedirles a los participantes que solo descarguen dicho programa desde sus respectivas páginas oficiales, o que busquen la aplicación oficial en sitios de descarga como Google Play Store o App Store.
  • El buen desarrollo de las reuniones por internet depende, en gran medida, de los equipos informáticos utilizados para tal fin. Por ello, es conveniente que establezcas como regla que cada participante revise y se asegure del buen estado tanto de su conexión a internet como de sus dispositivos a utilizar (computadora, micrófono, cámara o cualquier otro).

Sistemas y plataformas seguras para reuniones virtuales

La tecnología es la principal habilitadora del trabajo remoto, gracias a que existen sistemas y plataformas para reuniones virtuales. Sin embargo, antes de elegir una herramienta en particular, debes considerar cuál es el nivel de seguridad que necesitas para las videoconferencias, ya que algunas herramientas ofrecen cifrado de extremo a extremo de la información, y otras no.

Entre las principales plataformas seguras para reuniones virtuales que garantizan el cifrado de extremo a extremo se encuentran las siguientes:

Otros de los sistemas para reuniones virtuales que son muy populares pero que no garantizan el cifrado de extremo a extremo son los siguientes:

Este contenido ha sido publicado originalmente por Lemon Tech en la siguiente dirección: blog.lemontech.com

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